Elektronische Heilberufsausweise (eHBA)

Die Bestellung eines eHBA von medisign gliedert sich in folgende Schritte:

• Vorbemerkung: medisign produziert berufsbezogene eHBA im Auftrag verschiedenener Herausgeber-Organisationen. Bei den verkammerten Heilberufen (Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Psychotherapeut:innen, Apotheker:innen) sind dies jeweils zuständigen Landeskammern,  bei den nicht-verkammerten Heilberufen (z. B. Hebammen, Pflegefachleute) ist dies das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) . Manche Herausgeber ermöglichen die direkte Bestellung des eHBA im medisign Antragsportal; andere Herausgeber befüllen den Antrag mit Ihren Stammdaten vor und vergeben eine so genannte Vorgangsnummer. Wie das in Ihrem Fall gehandhabt wird, erfahren Sie auf unseren berufsbezogenen Bestellseiten.
• Dazu wählen Sie auf www.ehba.de bitte den für Ihre Berufsguppe passenden eHBA aus: eArztausweis, eZahnarztausweis, eApothekerausweis, ePsychotherapeutenausweis oder eHBA für Gesundheitsberufe (eGBR) und klicken Sie auf der sich öffnenen Seite auf den blauen Button „Jetzt beantragen“.
  • Die verkammerten Heilberufe müssen jetzt noch ihre zuständige Landeskammer wählen, um mit der Antragstellung zu starten.
  • Die nicht-verkammerten Heilberufe werden zu einem Serviceportal geleitet, um die für die Antragstellung notwendige Vorgangsnummer zu beantragen.
• Im medisign Antragsportal füllen Sie ein (ggfls. durch den Kartenherausgeber teilweise vorbefülltes) Online-Formular aus, das alle zur Ausstellung Ihres persönlichen Ausweises erforderlichen Informationen abfragt.
• Anschließend drucken Sie die Antragsformulare aus und schicken diese unterschrieben an medisign (bitte per Standard-Briefpost, nicht als Einschreiben).
• Mit dem Ausweisdokument, das Sie im Antrag angegeben haben, weisen gegenüber einer anerkannten Identifizierungsstelle als Antragssteller:in persönlich aus. Für das POSTIDENT-Verfahren benötigen Sie den POSTIDENT-Coupon, der den Antragsunterlagen beiliegt (bitte 14-Tage-Frist beachten!).
• Falls Sie als Ausweisdokument Ihren Reisepass verwendet haben, legen Sie den Antragsunterlagen bitte einen Nachweis Ihrer Meldeanschrift (z. B. Meldebescheinigung) bei.
• Wenn dieser Identitätsnachweis sowie Ihre schriftlichen Antragsunterlagen bei medisign eingegangen/geprüft sind und der Kartenherausgeber seine Freigabe erteilt hat, kann die Produktion Ihres Ausweises starten.

Mehr erfahren:

• Anleitung für verkammerte Heilberufe: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)“ >
• Anleitung für nicht verkammerte Heilberufe (eGBR):: Vorgangsnummer des eGBR für Ihren eHBA beantragen >
• Anleitung für nicht verkammerte Heilberufe (eGBR): Vorbefüllten eHBA-Antrag im medisign Portal finalisieren >

Sie können über zwei Wege die Online-Bearbeitung Ihres Antragsformulars starten:

• www.ehba.de
• www.medisign.de

Wählen Sie bitte den für Ihre Berufsguppe passenden eHBA aus: eArztausweis, eZahnarztausweis, eApothekerausweis, ePsychotherapeutenausweis oder eHBA für Gesundheitsberufe (eGBR).

Klicken Sie auf auf der sich öffnenen Seite auf den blauen Button „Jetzt beantragen“.

Einige Kartenherausgeber ermöglichen eine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal. Andere Herausgeber befüllen die eHBA-Anträge mit einigen Stammdaten vor; in solchen Fällen leiten wir Antragsteller:innen zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer. Nicht-verkammerte Heilberufe werden auf das vom Kartenherausgeber eGBR genutzte NRW-Serviceportal weitergeleitet.

Folgen Sie im Portal bitte den dortigen Hinweisen und wählen Sie medisign als eHBA-Anbieter aus. Je nach Kartenherausgeber werden Sie von dort direkt auf Ihren bereits vorbefüllten Antrag im medisign Antragsportal weitergeleitet oder Sie erhalten eine Vorgangsnummer, die Sie im medisign Portal bitte in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Hilfestellung für verkammerte Heilberufe:

• Hinweis: Für die Anmeldung am Kammerportal benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.
• Video-Tutorial & Schritt-für Schritt-Anleitung: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2) >“

Hilfestellung für nicht-verkammerte Heilberufe (eGBR):

• Anleitung: Vorgangsnummer des eGBR für Ihren eHBA beantragen >
• Anleitung: Vorbefüllten eHBA-Antrag im medisign Portal finalisieren >

Das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) sowie einige Kammern ermöglichen keine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal. In diesem Fall leiten wir die Antragsteller:innen daher zunächst auf das Mitgliederportal Ihrer Kammer.

Angehörige nicht-verkammerter Heilberufe (z. B. Hebammen, Pflegefachkräfte) finden einen Link zum NRW-Serviceportal, um dort die Vorgangsnummer des eGBR für ihren eHBA zu beantragen.

Folgen Sie im jeweiligen Portal bitte den dortigen Hinweisen und wählen Sie medisign als eHBA-Anbieter aus.

Je nach Portal werden Sie:

• vom Mitgliederportal direkt auf Ihren bereits vorbefüllten Antrag im medisign Antragsportal weitergeleitet oder
• Sie erhalten eine Vorgangsnummer, die Sie im medisign Antragsportal bitte in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Hinweise für Heilberufe mit eigener Kammer:

• Für die Anmeldung am Mitgliederportal Ihrer Kammer benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.
• Die Mitarbeiter von medisign haben keinen Zugang zu den Kammerportalen, so dass uns die kammerspezifischen Prozesse nicht bekannt sind. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur eHBA-Beantragung im Kammerportal daher direkt an Ihre Kammer.
• Ob per Weiterleitung oder mit Vorgangsnummer: Sie gelangen bei uns zu einem Antrag, der durch Ihre Kammer bereits mit Ihren Stammdaten vorbefüllt ist. Diese bereits vorausgefüllten Felder sind nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Wenn Sie hier Unstimmigkeiten entdecken, müssten Sie sich bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

Hinweise für Heilberufe ohne eigene Kammer (eGBR):

• Das NRW-Serviceportal wird auch von Antragsteller:innen aus anderen Bundesländern genutzt.
• Vorgangsnummer des eGBR beantragen – so funktioniert’s >
• Bei Rückfragen zur Beantragung der Vorgangsnummer wenden Sie sich bitte direkt an das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) >

Einige Herausgeber des eHBA ermöglichen keine Direktbeantragung des eHBA im medisign Antragsportal.

Für die verkammerten Heilberufe gilt:

• Antragssteller:innen müssen sich im Mitgliederportal ihrer zuständigen Kammer zunächst für die Beantragung des eHBA registrieren, um eine Vorgangsnummer zu erhalten.
• In diesem Fall finden Sie bei uns einen Link zum Mitgliederportal Ihrer Kammer. Bitte beachten Sie: Für die Anmeldung am Kammerportal benötigen Sie i. d. R. Zugangsdaten Ihrer Kammer.
• Sobald Sie die Vorgangsnummer von Ihrer Kammer erhalten haben, tragen Sie diese bitte im medisign Antragsportal in das dafür vorgesehene Feld ein.
• Sie gelangen dann zu einem Antrag, der durch Ihre Kammer bereits mit Ihren Stammdaten vorbefüllt ist.
• Hinweis: Die bereits vorausgefüllten Felder sind nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Wenn Sie hier Unstimmigkeiten entdecken, müssten Sie sich bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

Für die nicht-verkammerten Heilberufe gilt:

• Antragsteller:innen werden auf das vom Kartenherausgeber eGBR genutzte NRW-Serviceportal weitergeleitet, um eine Vorgangsnummer zu beantragen.
• Sobald Sie die Vorgangsnummer erhalten haben, tragen Sie diese bitte im medisign Antragsportal in das dafür vorgesehene Feld ein.
• Sie gelangen dann zu einem Antrag, der bereits mit Ihren Stammdaten vorbefüllt ist.
• Anleitung: Vorgangsnummer des eGBR für Ihren eHBA beantragen >

Die Daten werden automatisch in das eigentliche Antragsformular übertragen, so dass Sie Ihren Antrag nur noch ausdrucken und unterschreiben müssen.

Bitte beachten Sie, dass medisign Ihre Online-Daten ohne entsprechenden schriftlichen Signaturkarten-Antrag nach einiger Zeit automatisch löscht; s. hierzu auch folgende FAQ: „Was passiert, wenn ich nach dem Online-Antrag keine unterschriebenen Antragsunterlagen einreiche?“

Im eHBA-Antrag werden nur die Daten erhoben, die erforderlich für die Produktion Ihres Ausweises sind. Ihr eHBA wird auf Sie persönlich ausgestellt und i.d.R. an Ihre private bzw. Meldeanschrift ausgeliefert.

Seit einiger Zeit haben Ärzt:innen, Psychotherapeut:innen sowie Apotheker:innen die Möglichkeit, den eHBA alternativ an ihre verifizierte Praxis-/Apothekenadresse zustellen zu lassen. Dazu müssen sie im eHBA-Antrag die Nummer ihrer Betriebsstätte (BSNR) bzw. die Telematik-ID ihrer Apotheke eingeben.

Wir prüfen dann, ob hierfür eine Adresse ermittelt und verifiziert werden kann. Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen ist der Suchvorgang auf drei Versuche limitiert.

Ihre Praxis-/Apothekenanschrift können Sie zudem in Ihrem Kundenkonto als Rechnungsanschrift hinterlegen.

Bitte halten Sie für die Antragstellung im medisign Antragsportal Ihr gültiges Ausweisdokument bereit. Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Psychotherapeut:innen und Apotheker:innen benötigen zudem ein aktuelles Passfoto in digitaler oder Papierform. (Hinweis: Für den eHBA des eGBR wird kein Foto benötigt.)

Wenn Sie anstelle eines Personalausweises  (auf dem die Meldeanschrift vermerkt ist) einen Reisepass für die Identitätsfeststellung nutzen, benötigen wir von Ihnen eine aktuelle Meldebescheinigung (nicht älter als drei Monate) oder einen Aufenthaltstitel. Bitte senden Sie uns – gemeinsam mit Ihren unterschriebenen Antragsunterlagen – auf postalischem Weg eine Kopie zu.

Nach Abschluss der Online-Beantragung finden Sie Ihre Antragsunterlagen zum PDF-Download. Bitte drucken Sie die Unterlagen aus, unterzeichnen Sie diese an den gekennzeichneten Stellen und kleben ggfls. (falls Sie noch kein digitales Foto im Online-Antrag hochgeladen hatten) ein Passfoto auf die zweite Seite des Auftrags.

Bitte schicken Sie uns die erforderlichen Unterlagen als normale Postsendung zu. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte; schicken Sie diese nicht mit ein.

Mehr erfahren:

• Anleitung für verkammerte Heilberufe: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)“ >
• medisign Beitrag: „eHBA-Beantragung: Bitte an Meldebescheinigung denken!“ >

Bitte denken Sie daran, dass wir für die Erstellung Ihres Ausweises ein aktuelles Lichtbild (Foto) von Ihnen benötigen.

Ausnahme: Dies gilt nicht für eHBA, die das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) an Hebammen, Pflegekräfte etc. ausgibt. Diese verfügen über kein Foto.

Sie können entweder ein digitales Foto während der Antragstellung hochladen oder ein Passfoto in Papierformat (auf hochwertigem Fotopapier) mit Ihren Antragsunterlagen einsenden.

Folgende Kriterien sollte das Foto erfüllen:

• Bitte verwenden Sie ein aktuelles Foto in Passbildformat.
• Als Bildausschnitt sollten Ihr Kopf bis maximal zur Schulter zu sehen sein.
• Ihr Gesicht sollte zentriert auf dem Foto platziert, scharf abgebildet und gut ausgeleuchtet sein.
• Bitte vermeiden Sie Schatten, rote Augen und Reflektionen.
• Der Hintergrund sollte möglichst einfarbig hell sein und einen Kontrast zu Gesicht und Haaren aufweisen.
• Bitte verwenden Sie ein Lichtbild ohne Kopfbedeckung (Ausnahmen nur aus religiösen Gründen).
• Bitte schauen Sie gerade und direkt in die Kamera.

Bei Verwendung eines Digitalfotos:

• Wir empfehlen, das Foto bereits vorab auf dem Rechner zu speichern.
• Stellen Sie bitte sicher, dass die Bildqualität für den Druck ausreichend ist (max. 9,0 MB).
• Bitte stellen Sie das Bild in den Dateiformaten jpg oder png bereit.

Sie können die Online-Beantragung erst einmal ohne Anmeldung starten. Wenn Sie den Antrag jedoch zwischenspeichern bzw. finalisieren möchten, bitten wir Sie um eine Anmeldung bzw. um eine Registrierung (falls Sie noch kein Kundenkonto bei uns haben).

Eine frühzeitige Registrierung/Anmeldung im Antragsprozess ist aus folgendem Grund empfehlenswert: Zum Schutz Ihrer persönlichen Daten kommt es zu einem so genannten Session Timeout, wenn die Antragseingabe einen gewissen Zeitraum überschreitet. Dies führt zum Verlust aller bereits eingegebenen Daten. Um dies zu vermeiden, ist es sinnvoll, den Antrag möglichst zügig auszufüllen bzw. immer wieder zwischenzuspeichern.

Sie sind dann in der Lage, mit Hilfe Ihrer Login- bzw. Zugangsdaten Ihren Antrag jederzeit wieder aufzurufen.

Die Login-Daten für Ihr medisign Kundenkonto bestehen aus:

• Benutzername: Ihre E-Mail-Adresse
• Kennwort: frei wählbar (unter Einhaltung bestimmter Sicherheitsvorgaben)

Wichtige Hinweise:

• Bitte merken Sie sich Ihre Zugangsdaten gut. Sie benötigen diese, um auf Ihr Kundenkonto zuzugreifen – etwa um dort den Ausweis nach Erhalt freizuschalten oder um online jederzeit Ihre Rechnungen einsehen zu können.
• Sollten Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie es über die Funktion „Ich habe meine Zugangsdaten vergessen“ zurücksetzen.
• Das Kennwort für den Login ist nicht identisch mit dem Freischaltkennwort oder dem Sperrkennwort, welche Sie im Antrag unter Abschnitt 4 „Karte“ vergeben! Diese beiden Kennwörter dürfen Sie ebenfalls selbst wählen; sie sind im Gegensatz zum Login-Kennwort allerdings nicht reproduzierbar und müssen daher gut aufbewahrt werden!

Screenshot-Anleitung zur Registrierung & Anmeldung am medisign Kundenkonto >

Die unterschriebenen Antragsunterlagen (also in Papierform) benötigt medisign für die weitere Bearbeitung und Produktion des eHBA. Gehen diese innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Online-eHBA-Antrags nicht bei uns ein, sind wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider gezwungen, den betreffenden Online-Antrag aus unserem System zu löschen.

Damit erlischt auch Ihre Antragsnummer, so dass Sie unter www.ehba.de/statusabruf/ die Meldung erhalten würden, dass Ihr Antrag nicht gefunden werden konnte.

Bitte beachten Sie daher Folgendes:

Wenn Sie die Online-Bearbeitung Ihres Antragsformulars über den grünen Button „Jetzt verbindlich beantragen“ abgeschlossen haben, erhalten Sie Ihre Antragsunterlagen zum PDF-Download. Nun sind zwei wesentliche Schritte Ihrerseits notwendig:

• Drucken Sie diese Unterlagen bitte aus, unterzeichnen Sie diese an den gekennzeichneten Stellen und schicken Sie die relevanten Papierunterlagen als normale Postsendung an uns. Den PostIdent-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte; schicken Sie diese nicht mit ein.
• Mit dem PostIdent-Coupon und Ihrem Ausweisdokument suchen Sie bitte eine Postfiliale auf, um die notwendige Identifizierung durchzuführen.

Neu: Reminder nach 21 Tagen

Da es in der Vergangenheit einige Fälle gab, in denen die Antragsunterlagen in Papierform nicht bei uns eingingen und Antragsteller:innen vergebens auf ihren Ausweis warteten, haben wir haben inzwischen einige Prozesse umgestellt: Antragsteller:innen erhalten nun eine Rückmeldung, wenn innerhalb einer Frist von 21 Tagen nach Online-Beantragung die ausgedruckten Unterlagen nicht bei uns eingehen. In diesem Fall können sie dann zeitnah den Antrag neu ausdrucken und uns zusenden.

Im Rahmen der eHBA-Beantragung ist medisign gesetzlich verpflichtet, bei allen Antragsteller:innen eine Identitätsfeststellung durchzuführen. Folgende Identifizierungsverfahren stehen zur Verfügung:

1. POSTIDENT in einer Postfiliale Ihrer Wahl:

• Persönliche Identifikation deutschlandweit in über 8.500 Filialen der Deutschen Post AG
• Suchen Sie hierzu bitte mit Ihrem gültigen Ausweisdokument – das Sie auch im Antrag angegeben haben – sowie mit dem POSTIDENT-Coupon, den sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt haben, eine Filiale Ihrer Wahl auf. Ihre Identifikationsdaten werden dann digital an uns übermittelt. Mehr erfahren >
• Vorteil: In jeder Filiale der Deutschen Post AG möglich – bewährt und unkompliziert
• Wichtige Hinweise:
  • Bitte beachten Sie, dass der POSTIDENT-Coupon nur 14 Tage gültig ist. Sie müssen sich also innerhalb von 14 Tagen nach eHBA-Antragstellung identifizieren lassen.
  • Bei Fristüberschreitung verliert der POSTIDENT-Coupon seine Gültigkeit; dies führt zur Ablehnung des eHBA-Antrags, und es ist erforderlich, einen neuen Antrag zu stellen.
  • Wenn Sie für die Identifizierung per POSTIDENT in der Postfiliale Ihren Reisepass nutzen, müssen Sie eine Meldebescheinigung (nicht älter als 3 Monate) oder einen Aufenthaltstitel bei uns einreichen – als Kopie und zusammen mit Ihren Antragsunterlagen auf postalischem Wege.

2. POSTIDENT durch Online-Ausweisfunktion:

• Identifizierung über die NFC-Funktion Ihres Smartphones (Android/iOS)
• Sie benötigen einen deutschen Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion. Mehr erfahren >
• Vorteil: Schnell und einfach online – jederzeit und überall

3. VDA-Ident (Vertrauensdienste-Ident-Verfahren):

• Klinikmitarbeitende aus der Verwaltung, die von medisign für diese Aufgabe geschult und zertifiziert werden, übernehmen die Identitätsfeststellung ihrer Kolleg:innen oder von Belegärzt:innen
• nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber am VDA-Ident-Verfahren teilnimmt
• Mehr erfahren >

In Ausnahmefällen/nach besonderer Absprache:

• Behörden-Ident: siegelführende Personen in Behörden oder Kommunen identifizieren Mitarbeiter:innen
• Notar-Ident: Identifizierung bei einem Notar mittels Unterschriftsbeglaubigung

Innerhalb von 14 Tagen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal muss die Identifizierung in der Postfiliale erfolgen. Die 14-Tage-Frist startet mit der Bestellung im medisign Antragsportal, d. h. mit dem Klick auf den Button „Jetzt verbindlich beantragen“.

Bei Überschreitung dieser Frist verliert der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, per Vorgabe seine Gültigkeit. Dann kann medisign per Vorgabe den eHBA-Antrag nicht weiter bearbeiten und muss diesen ablehnen. Es ist erforderlich, einen neuen Antrag zu stellen.

Gehen Sie nun bitte wie folgt vor:

• Melden Sie sich erneut Ihren Login-Daten (die bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Passwort) im medisign Antrags-/Kundenportal an.
• Unter „Anträge und Bestellungen“ finden Sie zu Ihrem Antrag (bei mehreren Anträgen bitte auf die richtige Antragsnummer achten) den Button „Erneut beantragen“.
• Erstellen Sie über den Button „Erneut beantragen“ eine neue Version des Antrags und vervollständigen Sie diesen bitte.
• Drucken Sie die neue Version Ihres Antrags aus, unterschreiben Sie bitte Ihren Antrag an den dafür vorgesehenen Stellen und kleben Sie ggf. ein Lichtbild ein, wenn Sie kein elektronisches Portraitfoto hochgeladen haben.
• Danach lassen Sie sich bitte mittels POSTIDENT erneut identifizieren.
• Bitte senden Sie die ausgedruckten Unterlagen (ggfls. inkl. Kopie einer aktuellen Meldebescheinigung) unter Verwendung des im Ausdruck enthaltenen Deckblatts als normale Postsendung (bitte nicht per Einschreiben!) ein.

Wichtige Hinweise:

• In der Postfiliale werden die Antragsteller:innen in der Regel nicht auf die Fristüberschreitung hingewiesen. Umso wichtiger ist es deshalb, auf das „Gültig bis“-Datum im POSTIDENT-Coupon zu achten!
• Außerhalb der Antragstellung ist es uns leider nicht möglich, Ihnen einen neuen POSTIDENT-Coupon auszustellen. Denn POSTIDENT-Coupons sind jeweils immer an einen Antrag und dessen Antragsnummer gebunden. Daher bitten wir Sie vorzugehen, wie oben beschrieben.
• Bitte beachten Sie, dass medisign aus Sicherheitsgründen keinerlei Dokumente (z. B. Kopie der Meldebescheinigung) und Lichtbilder aus vorherigen Anträgen in einem neuen Antrag (hierzu zählen auch Austausch- und Ersatzkarten) verwenden darf.
• Mehr erfahren: „Identifizierung per POSTIDENT: Bitte 14-Tage-Frist beachten!“ >

Für die bei der eHBA-Beantragung notwendige Identifizierung benötigen Sie ein gültiges Ausweisdokument: Ihren Personalausweis oder Reisepass.

Zudem ist für die Ausstellung des eHBA ein Nachweis Ihrer Meldeanschrift erforderlich. Auf einem deutschen Personalausweis ist diese auf der Rückseite vermerkt.

Beim Reisepass ist dies jedoch nicht der Fall. Wenn Sie Ihren Reisepass als Ausweisdokument nutzen, müssen Sie daher – zusammen mit Ihren Antragsunterlagen – eine der folgenden Bescheinigungen als Kopie bei uns einreichen:

• bei EU-Bürger:innen: eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)
• bei anderen Nicht-EU-Bürger:innen: einen Aufenthaltstitel (EAT)
• bei Bürger:innen aus der Schweiz, Island, Norwegen, Liechtenstein, Großbritannien (da diese entweder keinen Aufenthaltstitel erhalten oder auf diesem keine Meldeanschrift abgedruckt ist): eine Meldebescheinigung (darf nicht älter als 3 Monate sein)

Wenn Sie mit Ihrer digitalen Signatur eine Willenserklärung abgeben, können Sie diese formell juristisch beschränken.

Eine monetäre Beschränkung bedeutet, dass Sie Ihre Willenserklärung für Geldbeträge auf einen bestimmten Wert – z. B. 10 EUR – begrenzt haben.

Gemäß aktueller Rechtsprechung hat die monetäre Beschränkung nur Gültigkeit für unmittelbare Geldgeschäfte (z. B. Überweisungsvorgänge) und ist für die typischen Anwendungsfälle innerhalb der Telematikinfrastruktur nicht relevant.

Nähere Erläuterungen finden Sie in der Teilnehmerunterrichtung, die Sie hier herunterladen können: www.medisign.de/startseite/agb/

Beschränken Sie Ihre digitale Unterschrift auf einen bestimmten Lebens- oder Anwendungsbereich. Dies kann z. B. Ihre berufliche Tätigkeit sein.

Wichtiger Hinweis: Die berufliche Tätigkeit hat keine Auswirkung auf die Vertragsdauer mit medisign. Wenn Sie Ihre berufliche Tätigkeit beenden, ist dies kein Grund für eine vorzeitige Vertragskündigung.

Bitte beachten Sie hierzu auch unsere AGB >

Sie haben die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse fest in Ihre Zertifikate eintragen zu lassen. Empfänger:innen von E-Mails können dann prüfen, ob eine empfangene E-Mail von der E-Mail-Adresse stammt, die Sie in Ihrem Zertifikat angegeben haben.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse in Ihre Zertifikate aufnehmen wollen, so geben Sie diese bitte an. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie die Angaben in Ihren Zertifikaten nachträglich nicht mehr ändern können.

Ihr eHBA enthält ein Zertifikat, welches ein:e Absender:in benötigt, um Ihnen verschlüsselte Nachrichten senden zu können. Mit Ihrer Zustimmung erlauben Sie uns, Ihre Daten (Verschlüsselungszertifikat sowie Vor- und Nachname) im öffentlichen Verzeichnisdienst der medisign GmbH (LDAP) zum Abruf bereitzustellen.

Zum Hintergrund: Mit Ihrem eHBA (Signaturkarte) können Sie verschlüsselte Mails verschicken und an Sie versendete verschlüsselte Mails entschlüsseln. Damit Ihnen verschlüsselte Mails gesendet werden können, benötigen Absender:innen Ihr öffentliches Zertifikat. Dieses können Sie  den Absender:innen direkt mitteilen oder – durch die Zustimmung zur Veröffentlichung – im Verzeichnisdienst auf unserer Seite zur Verfügung stellen. Die dort hinterlegten Daten sind auf das absolut Notwendigste begrenzt. Absender:innen können jetzt Mails an Sie verschlüsseln, ohne vorher Kontakt mit Ihnen aufgenommen zu haben.

Hier können Sie hier nach Zertifikaten suchen, die an Inhaber:innen von medisign Signaturkarten herausgegeben wurden: Suche nach Teilnehmer-Zertifikaten >

Hinweis: Beim öffentlichen Verzeichnisdienst der medisign GmbH (LDAP) handelt es sich nicht um den Verzeichnisdienst für die Telematikinfrastruktur (kurz VZD; hierzu mehr erfahren >)

Damit Sie Ihren eHBA bei Verlust oder Diebstahl sperren können, müssen Sie im eHBA-Antrag im Abschnitt „4. Karte“ ein persönliches Sperrkennwort vergeben. Bei einer Sperrung werden Sie nach diesem gefragt.

Bitte merken und notieren Sie sich Ihr Sperrkennwort, denn es ist nicht reproduzierbar. Das bedeutet, das Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Wichtige Hinweise:

• Das Sperrkennwort muss aus einem einzelnen Wort bestehen und und darf keine Sonderzeichen enthalten.
• Falls Sie es sich nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Sperrkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
•  Für den Fall, dass Sie Ihr Sperrkennwort vergessen sollten, können Sie vorsorglich im eHBA-Antrag eine Sperrfrage inkl. Antwort formulieren. Diese kann dann der Callcenter-Agent anstelle Ihres Sperrkennwortes erfragen. Beispiel: Wie lautet der 2. Vorname meiner Mutter? Maria

Für die Ausstellung eines elektronischen Heilberufsausweises mit qualifizierter Signatur sind wir gemäß Vorgabe verpflichtet, jeden Antrag gemäß festgelegter Regeln sorgfältig zu prüfen.

Es kommt dabei leider immer wieder vor, dass eHBA-Anträge abgelehnt werden müssen. Das ist natürlich ärgerlich und führt sowohl bei Ihnen als Antragsteller:in als auch bei medisign als Kartenproduzent zu erhöhten Aufwänden – und einer Verlängerung der Lieferzeit.

Wir haben daher die häufigsten Ablehnungsgründe und Fehlerquellen zusammengestellt. Hier finden Sie Tipps, wie Sie diese vermeiden können:

Fehlende oder nicht übereinstimmende Unterschriften:

• Bitte prüfen Sie, ob Sie alle erforderlichen Stellen in den Antragsunterlagen rechtsverbindlich unterzeichnet und mit Datumsangabe versehen haben.
• Stellen Sie bitte sicher, dass die Unterschriften in den Antragsunterlagen mit derjenigen auf Ihrem Ausweisdokument übereinstimmen.
• Stellen Sie bitte sicher, dass die Unterschriften in den Antragsunterlagen mit derjenigen auf dem Ident-Formular übereinstimmen.

Fehlende oder nicht übereinstimmende Namen/Adressdaten:

• Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Name und Ihre Adresse in den Antragsunterlagen mit den Angaben auf Ihrem Ausweisdokument übereinstimmen.
• Stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Name und Ihre Adresse in den Antragsunterlagen mit den Angaben auf dem Ident-Formular übereinstimmen (ggfls. in der Postfilale die elektronisch erfassten Ident-Daten noch einmal vorlesen lassen).

Fehlerhafte Vorbefüllung seitens Ihrer Kammer:

• Falls der eHBA-Antrag von Ihrer Kammer vorbefüllt wurde, prüfen Sie bitte die von Ihrer Kammer gelieferten Stammdaten.
• Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen, melden Sie sich bitte bei Ihrer Kammer.
• Im Antrag sind vorausgefüllte Felder gemäß Vorgabe leider nicht mehr durch Sie bearbeitbar. Sie müssten sich also bitte an Ihre Kammer wenden, damit diese die Stammdaten entsprechend ändern kann.

Handschriftliche Änderungen im Antrag:

• Machen Sie bitte keine handschriftlichen Änderungen in Ihrem Antrag.
• Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, nutzen Sie stattdessen bitte die Funktion „Antrag korrigieren“ in Ihrem Kundenkonto und drucken Sie den Antrag anschließend neu aus.

Meldescheinigung oder Aufenthaltstitel fehlen:

• Wenn Sie bei der eHBA-Beantragung einen Reisepass für die notwendige Identifizierung nutzen, benötigen wir von Ihnen eine Meldebescheinigung bzw. einen elektronischen Aufenthaltstitel (EAT); s. dazu auch die FAQ „Warum benötige ich eine Meldebescheinigung oder einen Aufenthaltstitel?“
• Bitte denken Sie daran, eine Kopie dieser Bescheinigung zusammen mit Ihren Antragsunterlagen bei uns einzureichen.

Fehlendes Foto oder mangelnde Fotoqualität:

• Bitte denken Sie daran, dass wir ein aktuelles Foto von Ihnen benötigen.
• Sie können entweder ein digitales Foto während der Antragstellung hochladen oder ein Passfoto in Papierformat mit Ihren Antragsunterlagen einsenden.
• Stellen Sie bitte sicher, dass die Bildqualität für den Druck ausreichend ist.

Der Verzeichnisdienst (VZD) dient als zentrales Adressierungsverzeichnis  für Anwendungen innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) . Das digitale Adressbuch enthält die Daten aller Leistungserbringer:innen und Organisationen, die Anwendungen der TI nutzen.

Im Auftrag der folgenden Kartenherausgeber-Organisationen legt medisign für seine SMC-B- bzw. eHBA-Kund:innen Basiseinträge im TI-Verzeichnisdienst an:

• Kassenärztlichen Vereinigungen (SMC-B)
• einige Zahnärztekammern (eHBA)
• Psychotherapeutenkammern (eHBA bzw. ePtA)

Der Basiseintrag umfasst z. B. folgende Daten:

• Namen der Betriebsstätte
• Adresse
• Betriebsstättennummer (BSNR)
• ENC-Verschlüsselungszertifikat des Ausweises
• Telematik-ID

Wichtige Hinweise:

• Welche Felder im Basiseintrag durch medisign befüllt werden, variiert je nach Kartenherausgeber-Organisation.
• Wichtig ist, dass Sie Ihre Karte zunächst aktivieren und freischalten müssen. Denn ohne freigeschaltete Zertifikate ist der Eintrag im VZD nicht sicht- und nutzbar.
• Wenn Ihre Daten im VZD nicht korrekt sind, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige K(Z)V bzw. Kammer.
• Wenn die Telematik-ID von HBA und SMC-B übereinstimmen, befinden sich beide Zertifikatseinträge im selben Basiseintrag. Es gibt dann also nur einen Eintrag für beide Karten.
• Fehlt die KIM-Adresse im VZD, wenden Sie sich bitte an Ihren KIM-Anbieter.
• Mehr erfahren: „Verzeichnisdienst (VZD): Kartenherausgeber sind zuständig“ >

Wenn Sie einen eHBA bei medisign beantragt haben, wird die Zertifikate Ihres Ausweises automatisch in den Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (kurz TI-Verzeichnisdienst oder VZD) eingetragen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Karte zunächst aktivieren und freischalten müssen. Denn ohne freigeschaltete Zertifikate ist der Eintrag im VZD nicht sicht- und nutzbar.

Der VZD dient als zentrales Adressierungsverzeichnis für die Anwendungen innerhalb der TI (ähnlich einem allgemeinen Adressbuch) und soll z. B. genutzt werden, um gezielt Nachrichten über den E-Mail-Fachdienst „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) zu versenden. Die gematik als Betreiber des VZD ist dafür zuständig, dass die Sicherheit der Daten gewährleistet wird.

Als Vertrauensdiensteanbieter übernimmt medisign im Auftrag einiger Standesorganisationen die Befüllung des VZD mit Basiseinträgen. Sie erhalten darüber eine Benachrichtigung von uns. Dies geschieht nach und nach, so dass es möglich ist, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten, obwohl die Beantragung Ihrer Karte schon etwas länger zurückliegt.

Hinweis für den Kartentausch: Wenn Sie einen neuen eHBA bestellt haben, etwa weil sich die Laufzeit Ihrer bisherigen Karte dem Ende nähert, so werden die Zertifikate der neuen Karte wieder automatisch im VZD eingetragen, sobald Sie die neue Karte freigeschaltet und aktiviert haben. In der Regel werden die Zertifikate der neuen Karte zu Ihrem bestehenden VZD-Eintrag hinzugefügt. Voraussetzung hierfür ist, dass ihre Telematik-ID gleich geblieben ist. Sollten Sie eine neue Telematik-ID beantragt haben oder Ihnen z. B. von Ihrer zuständigen Kammer/KV/KZV eine neue Telematik-ID zugewiesen worden sein, so wird für diese neue Telematik-ID ein neuer Eintrag im VZD vorgenommen und die Zertifikate der neuen Karte werden dort eingetragen.

Mehr erfahren:

• Pressemitteilung „medisign startet fristgerecht den TI-Verzeichnisdienst“ >
• Beitrag: „Verzeichnisdienst (VZD): Kartenherausgeber sind zuständig“ >

Hinweis: Beim VZD handelt es sich nicht um den öffentlichen Verzeichnisdienst der medisign GmbH (LDAP). Im eHBA-Online-Antrag fragt medisign die Antragsteller:innen unter dem Punkt „Veröffentlichung Ihrer Zertifikatsdaten“, ob deren Daten (Verschlüsselungszertifikat sowie Vor- und Nachname) im Verzeichnisdienst von medisign zum Abruf bereitgestellt werden dürfen. Ziel ist es hierbei, den Inhaber:innen von medisign eHBA den verschlüsselten E-Mail-Austausch untereinander zu ermöglichen.

Die Telematik-ID ist laut Bundesärztekammer die eindeutige Identifikationsnummer in der Telematikinfrastruktur und wird im Rahmen der Beantragung eines eHBA bzw. einer SMC-B durch den jeweiligen Kartenherausgeber, also Kammer oder K(Z)V), automatisch zugewiesen. Sie wird nach einem festen Schema generiert, bei der SMC-B z. B. durch ein Präfix und die jeweilige BSNR.

Bei der Beantragung einer Folgekarte wird die bestehende Telematik-ID von der Vorgängerkarte übernommen. Das ist wichtig, weil die KIM-Adresse an die jeweilige Telematik-ID geknüpft ist. Die Telematik-ID ist der eindeutige Schlüssel für den Eintrag in den Verzeichnisdienst (VZD).

Für Auskunft über Ihre Telematik-ID wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Kammer.

Den Antrags-/Bestellstatus ihres eHBA können Antragsteller:innen über folgenden Link jederzeit selbst abrufen:

www.ehba.de/statusabruf

Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt.

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien:

1. Antragseingabe beendet:

• Sie haben die Bearbeitung Ihres Antrags im medisign-Portal abgeschlossen.
• Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg an uns befinden. Bitte senden Sie Ihre Antragsunterlagen als normale Postsendung (nicht als Einschreiben) an:
  medisign Auftragseingang
  Postfach 11 02 23
  44058 Dortmund
• medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und – sofern erforderlich – Ihrer Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
• Sollte 21 Tage nach Eingabe und Absenden Ihres Antrags die unterschriebene Kopie noch nicht bei medisign eingegangen sein, werden sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag gegebenenfalls erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

2. Eingang Antragsunterlagen:

• medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
• Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

3. Zur Freigabe:

• Ihr Antrag wurde durch uns geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

4. Freigegeben:

• Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung durch uns an die Produktion übergeben.
• Über die Fertigstellung und den Versand Ihrer Karte werden Sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

Den Antrags-/Bestellstatus können Sie zudem im medisign Kundenportal einsehen. Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ein. Sie finden dort:

• unter „Anträge und Bestellungen“ eine Übersicht all Ihrer Bestellungen und Anträge inkl. der jeweiligen Vorgangsnummer und dem Bearbeitungsstatus
• unter „Karten“ die Signaturkarten, die sich bereits in Produktion befinden

Die Beantragung Ihres eHBA liegt schon länger zurück, doch unter www.ehba.de/statusabruf erhalten Sie nach wie vor die Angabe „Bearbeitung beendet“?

In diesem Fall sind Ihre ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen (in Papierform), die wir zwingend für die Produktion Ihres eHBA benötigen, bislang leider nicht bei uns eingegangen.

Das kann verschiedene Ursachen haben: Sie könnten auf dem Postweg verloren gegangen sein oder wurden vielleicht aufgrund eines Missverständnisses im Rahmen des POSTIDENT-Verfahrens gar nicht erst abgesendet. Mehr hierzu erfahren Sie in der Frage „Warum wird mein Antrag beim Statusabruf nicht gefunden?“ >

Bitte gehen Sie nun wie folgt vor:

• Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre E-Mail-Adresse und das bei der Registrierung selbst gewählte Kennwort) ins medisign Antrags- und Kundenportal ein.
• Klicken Sie unter „Anträge und Bestellungen“ bei Ihrem Antrag bitte auf den Button „Antrag ausdrucken“, um ihn erneut auszudrucken.
• Unterschreiben Sie die Antragsunterlagen und senden uns diese bitte als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.

Wichtige Hinweise:

• Bitte senden Sie uns die Antragsunterlagen möglichst zügig zu: Kommen innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Online-eHBA-Antrags keine Antragsunterlagen in Papierform bei uns an, sind wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider gezwungen, den betreffenden Online-Antrag aus unserem System zu löschen.

Wenn Sie unter www.ehba.de/statusabruf/ nach Eingabe Ihrer Antragsnummer die Meldung erhalten, dass Ihr Antrag nicht gefunden werden konnte, prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie die Antragsnummer richtig eingegeben haben.

Ist der Antrag trotz korrekter Eingabe trotzdem nicht auffindbar, liegt vermutlich folgender Fall vor:

Kommen innerhalb von 90 Tagen nach Abschluss des Online-eHBA-Antrags keine ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen (also in Papierform) bei uns an, sind wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider gezwungen, den betreffenden Online-Antrag aus unserem System zu löschen.

Mit anderen Worten: Innerhalb von 90 Tagen sollte der Status Ihres Antrags von „Bearbeitung beendet“ in den Status „Eingang Antragsunterlagen“ übergehen. Sollte dieser Wechsel nicht erfolgen/erfolgt sein, ist Ihr Antrag bei uns nie eingetroffen. Er könnte auf dem Postweg verloren gegangen sein oder er wurde vielleicht aufgrund eines Missverständnisses gar nicht erst abgesendet (s. u.).

So gehen Sie jetzt bitte vor:

• Leider müssen wir Sie bitten, einen neuen eHBA-Antrag zu stellen. Hilfe bei der Antragstellung bietet die Anleitung: „Antragstellung Ihres Heilberufsausweises (eHBA G2)“ >
• Bitte achten Sie beim POSTIDENT-Verfahren unbedingt darauf, dass der/die Postmitarbeitende im Rahmen der Identifikation nicht auch Ihre Antragsunterlagen entgegennimmt. Das POSTIDENT-Verfahren wurde nämlich umgestellt, so dass die Antragsunterlagen nicht mehr automatisch durch die Postfiliale an medisign verschickt werden.
• Senden Sie Ihre Antragsunterlagen daher bitte als normale Briefsendung selbst an die medisign GmbH. Ein entsprechendes Adressblatt liegt den Antragsunterlagen bei. Den POSTIDENT-Coupon sowie die Kopien für Ihre Unterlagen behalten Sie bitte: Schicken Sie diese nicht ein.

Zum Hintergrund:

In einigen Fällen haben uns medisign Kund:innen berichtet, dass sie beim POSTIDENT-Verfahren in der Postfiliale fälschlicherweise informiert wurden, dass alle Unterlagen (sowohl die Ident-Daten als auch die Antragsunterlagen) elektronisch an uns übermittelt würden. Dies ist jedoch nicht der Fall: Uns werden lediglich die Ident-Daten elektronisch übermittelt, nicht aber die Antragsunterlagen. Diese benötigen wir jedoch in Papierform für die weitere Bearbeitung und Produktion des eHBA.

Wir haben einige Prozesse umgestellt, so dass Antragsteller:innen nun eine E-Mail-Rückmeldung erhalten, wenn innerhalb einer Frist von 21 Tagen nach Online-Beantragung die ausgedruckten Unterlagen nicht bei uns eingehen. In diesem Fall können sie dann zeitnah den Antrag neu ausdrucken und uns zusenden.

Den Status der Antragsbearbeitung Ihres eHBA können Sie im medisign Kundenportal jederzeit online selbst einsehen. Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse und das selbst gewählte Kennwort) ein. Sie finden Sie dort:

• unter „Anträge und Bestellungen“ eine Übersicht all Ihrer Bestellungen und Anträge inkl. der jeweiligen Vorgangsnummer und dem Bearbeitungsstatus
• unter „Karten“ die Signaturkarten, die sich bereits in Produktion befinden

Im Regelfall (wenn also keine Fehler, Nachfragen, Ablehnungen oder dergleichen vorliegen), durchläuft die eHBA-Antragsprüfung und -bearbeitung die folgenden Stadien:

1. Antragseingabe beendet:

• Sie haben die Bearbeitung Ihres Antrags im medisign-Portal abgeschlossen.
• Der ausgedruckte Antrag sollte sich auf dem Postweg an uns befinden. Bitte senden Sie Ihre Antragsunterlagen als normale Postsendung (nicht als Einschreiben) an:
  medisign Auftragseingang
  Postfach 11 02 23
  44058 Dortmund
• medisign wartet auf den Eingang des unterschriebenen Antrags und – sofern erforderlich – Ihrer Identifikationsunterlagen (diese werden beim POSTIDENT-Verfahren elektronisch an uns übermittelt).
• Sollte 21 Tage nach Eingabe und Absenden Ihres Antrags die unterschriebene Kopie noch nicht bei medisign eingegangen sein, werden sie automatisch per E-Mail daran erinnert, den Antrag gegebenenfalls erneut auszudrucken, zu unterschreiben und an medisign zu senden. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

2. Eingang Antragsunterlagen:

• medisign hat den Eingang Ihrer Antragsunterlagen registriert.
• Ihr Antrag befindet sich nun in Prüfung. Sollten sich bei der Überprüfung Ihres Kartenantrags Fragen oder Auffälligkeiten ergeben, werden Sie per E-Mail kontaktiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

3. Zur Freigabe:

• Ihr Antrag wurde durch uns geprüft und befindet sich nun zur Freigabe bei Ihrer Kammer.

4. Freigegeben:

• Ihr Antrag wurde durch Ihre Kammer freigegeben und wird nach einer erneuten Prüfung durch uns an die Produktion übergeben.
• Über die Fertigstellung und den Versand Ihrer Karte werden Sie per E-Mail informiert. Bitte prüfen Sie daher Ihr E-Mail-Post-Eingangsfach und auch Ihren Spam-Ordner.

Noch einfacher ist der Statusabruf über den Link www.ehba.de/statusabruf. Nach Angabe der Antragsnummer und des Geburtsdatums wird der aktuelle Status in einem blauen Kasten angezeigt.

• Nach der Einsendung Ihres Antrags erfolgt dessen Prüfung. Nur fehlerfreie Anträge können bearbeitet werden.
• Bevor wir Ihren Ausweis produzieren dürfen, müssen wir die Freigabe Ihrer Kammer zur Produktion einholen.
• Sobald Ihr eHBA produziert ist, schicken wir ihn per Einschreiben Einwurf an die im Antrag angegebene Adresse: Ihre Melde-/Privatanschrift oder – falls im Antrag explizit gewünscht – Ihre verifizierte Praxis-/Apothekenadresse.
• Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie die zugehörigen PINs in einer separaten Sendung. Den so genannten Transport-PIN-Brief schicken wir mit zeitlichem Versatz ebenfalls per Einschreiben Einwurf an Ihre Melde-/Privatanschrift bzw. Praxis-/Apothekenadresse.

Hinweis: Gemäß gematik-Vorgabe darf medisign den eHBA sowie den Transport-PIN-Brief ausschließlich an die im Antrag gewählte Anschrift versenden. Bitte sorgen Sie dafür, dass die Postzustellung unter dieser Anschrift möglich ist.

Ab Eingang der ausgedruckten, unterschriebenen sowie vollständigen und korrekten Antragsunterlagen ist aktuell mit einer Lieferzeit von ca. 3 Wochen zu rechnen.

Hinweis: Müssen Dokumente wie z. B. Meldebescheinigungen nachgefordert werden, verzögert sich dadurch die Bearbeitung und Lieferung des eHBA.

Die Lieferzeit variiert zudem in Abhängigkeit von der Bearbeitungszeit der zuständigen Körperschaft für die notwendigen Freigabeprozesse.

Bitte nutzen Sie den eHBA-Statusabruf oder das medisign Kundenportal, um den Eingang der Antragsunterlagen zu überprüfen und den Status der Antragsbearbeitung Ihres eHBA nachzuverfolgen.

Sobald Ihr eHBA produziert ist, schicken wir ihn per Einschreiben Einwurf an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift. Ärzt:innen  Psychotherapeut:innen sowie Apotheker:innen können den eHBA alternativ auch an ihre verifizierte Praxis-/Apothekenadresse zustellen lassen.  

Eine persönliche Entgegennahme oder Unterschrift Ihrerseits ist somit nicht nötig: Der Einwurf in den Briefkasten wird auf dem Auslieferungsbeleg der Deutschen Post dokumentiert.

Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie die zugehörigen PINs in einer separaten Sendung. Den so genannten Transport-PIN-Brief schicken wir mit zeitlichem Versatz ebenfalls per Einschreiben Einwurf an Ihre Ihre Melde-/Privatanschrift bzw. Praxis-/Apothekenadresse.

Hinweis: Gemäß gematik-Vorgabe darf medisign den eHBA sowie den Transport-PIN-Brief ausschließlich an die im eHBA-Antrag gewählte Anschrift versenden. Bitte sorgen Sie dafür, dass die Postzustellung unter dieser Anschrift möglich ist.

Seit einiger Zeit haben Ärzt:innen, Psychotherapeut:innen sowie Apotheker:innen die Möglichkeit, den eHBA alternativ an ihre verifizierte Praxis-/Apothekenadresse liefern zu lassen.

Insbesondere bei Antragsteller:innen mit einer Meldeanschrift im Ausland empfiehlt sich diese Zustellungsmethode.

Antragsteller:innen müssen dazu im eHBA-Antrag  (Abschnitt 3 „Identifikation“) unter dem Punkt „Auslieferung“ die Nummer ihrer Betriebsstätte (BSNR) bzw. die Telematik-ID ihrer Apotheke eingeben. Wir prüfen dann, ob hierfür eine Adresse ermittelt und verifiziert werden kann. Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen ist der Suchvorgang auf drei Versuche limitiert.

Der eHBA und der Transport-PIN-Brief werden separat und mit zeitlichem Versatz per Einschreiben Einwurf an die im Antrag gewählte Adresse zugestellt.

Da medisign mittlerweile berechtigt ist, den Ausweis per Einschreiben Einwurf zu versenden, dürfte dieser Fall kaum noch eintreten, denn eine persönliche Entgegennahme oder Unterschrift Ihrerseits ist nun nicht mehr nötig. Der Einwurf in den Briefkasten wird auf dem Auslieferungsbeleg der Deutschen Post dokumentiert.

Zuvor war medisign verpflichtet, den Ausweis per Einschreiben Eigenhändig an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift oder – falls im Antrag explizit gewünscht – an die verifizierte Praxis- bzw. Apothekenanschrift zu senden. Wenn Sie als Antragsteller:in das Einschreiben nicht persönlich entgegennehmen konnten und auch keine eine andere Person bevollmächtigt hatten, den eHBA für Sie entgegenzunehmen, wurde die Sendung in einer Postfiliale hinterlegt. Darüber erhielten Sie eine Benachrichtigung. Nach Angaben der Deutschen Post konnten Sie – oder ein:e Empfangsbevollmächtigte:r – mit dieser Benachrichtigung die Sendung innerhalb von 7 Werktagen bei der benannten Postfiliale abholen. Die Vollmacht zum Empfang der Sendung lässt sich auf der Benachrichtigungskarte erteilen.

Ist die Sendung nicht zustellbar, geht sie zurück an uns. Unser Kundencenter wird sich dann proaktiv an Sie wenden, um das weitere Vorgehen abzuklären.

Wichtige Hinweise:

• Gemäß gematik-Vorgabe darf medisign den eHBA sowie den Transport-PIN-Brief ausschließlich an die im eHBA-Antrag gewählte Anschrift versenden.
• Sollte Ihre Meldeanschrift gewählt haben und diese sich nach der Antragstellung durch einen Umzug ändern, entspricht sie nicht mehr der im Antrag angegebenen Adresse. Ein Nachsendeantrag hilft in diesem Fall leider nicht: Das Nachsenden des Ausweises und des Transport-PIN-Briefes ist nach gematik-Vorgaben (sichere Lieferkette) nicht zulässig.
• Falls Sie den Ausweis im Fall einer Adressänderung nicht in Empfang nehmen können, müssen Sie leider einen neuen eHBA-Antrag stellen.

Die Inbetriebnahme Ihres eHBA gliedert sich in 2 Schritte. Wir empfehlen Ihnen, in folgender Reihenfolge vorzugehen:

• Aktivierung Ihres eHBA, d. h. Änderung der beiden Transport-PINs, die Sie von uns erhalten, in persönliche PINs
• Freischaltung Ihres eHBA im medisign Antrags- und Kundenportal

Nähere Informationen bietet die Anleitung:
Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise:

• Um den eHBA in Ihrem Primärsystem aktivieren und nutzen zu können, muss Ihr Konnektor als Grundvoraussetzung über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen.
• Sie erhalten von uns – einige Tage nach Ihrem Ausweis – einen Transport-PIN-Brief, der die beiden Transport-PINs für die Aktivierung Ihres eHBA sowie einen Freischaltungscode enthält.
• Achtung: Die PIN-Änderung im Primärsystem wird durch Ihren Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter betreut; er stellt Ihnen die Software dafür zur Verfügung. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe der PINs kann Ihnen nur Ihr Anbieter Auskunft geben. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur Aktivierung des eHBA daher direkt an Ihren Anbieter.

Alternative für die Aktivierung:

Sie können die Transport-PINs auch mit dem DGN PINtool ändern. Dazu benötigen Sie allerdings einen Kartenleser, der per USB direkt an Ihrem Rechner angeschlossen ist (außerhalb der Telematikinfrastruktur).
Hier finden Sie eine Anleitung für diese Alternativ-Methode:
eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool >

Loggen Sie sich bitte in Ihr medisign Kundenkonto ein. Zum Login benötigen Sie die bei der Registrierung genutzte E-Mail-Adresse sowie das selbst gewählte Kennwort.

So gehen Sie vor:

• Wählen Sie bitte den Tab „Karten“.
• Sie sehen eine Übersicht Ihrer medisign Karten. Klicken Sie bei der relevanten Karte auf den grünen Button „Freischalten“.
• Geben Sie in der Dialogbox das bei der Antragstellung selbst gewählte Freischaltkennwort und den Freischaltungscode ein.
• Klicken Sie auf „Karte freischalten“.

Wichtige Hinweise:

• Das Freischaltkennwort hatten Sie im eHBA-Antrag selbst vergeben – mit dem Hinweis, es sich gut zu merken oder zu notieren. Falls Sie es sich nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
• Ihren Freischaltungscode finden Sie in Ihrem Transport-PIN-Brief.
• Bitte warten Sie mit der Freischaltung, bis Sie von uns beide Briefe (also den Brief mit dem eHBA sowie den Transport-PIN-Brief) per Post erhalten haben! Aus Sicherheitsgründen schicken wir diese getrennt und mit zeitlichem Versatz ausschließlich an Ihre Melde- bzw. Privatanschrift.
• Wir empfehlen Ihnen, Ihren eHBA erst nach erfolgreicher Aktivierung (PIN-Änderung) freizuschalten.

Mehr erfahren: „Anleitung Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung“ >

Es gibt aktuell keine Frist, innerhalb derer Sie Ihren eHBA freischalten müssen.

Falls Sie ca. 14 Tage nach Auslieferung Ihren eHBA noch nicht freigeschaltet haben, erhalten Sie von uns dennoch eine E-Mail-Erinnerung.

Wir empfehlen Ihnen, den eHBA erst im medisign Kunden- und Antragsportal freizuschalten, nachdem Sie die Transport-PINs Ihres Ausweises erfolgreich in persönliche PINs geändert haben (also erst nach der Aktivierung).

Mit der Freischaltung:

• bestätigen Sie uns dass Sie Ihren Ausweis erhalten haben und ihn aktivieren konnten.
• werden die Zertifikate Ihres eHBA im Statusdienst veröffentlicht.

Wichtiger Hinweis:

• Bei den medisign SMC-B ist die Reihenfolge genau umgekehrt: Die Praxis- bzw. Institutionsausweise werden zuerst und möglichst zügig freigeschaltet und danach aktiviert.

Um den eHBA in Ihrem Primärsystem aktivieren und nutzen zu können, muss der Konnektor über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen. Dieses Update wird Ihnen von Ihrem TI-Anbieter bzw. Dienstleister vor Ort (DVO) zur Verfügung gestellt. Erst danach kann Ihr Ausweis erkannt und in Betrieb genommen werden!

Zum Hintergrund: Der Konnektor, den viele Praxen bislang ausschließlich für das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) nutzen, unterstützt nicht die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und somit auch nicht das so genannte PIN-Handling. Dies ist aber notwendig, um einen eHBA aktivieren zu können.

Nähere Informationen bietet die Anleitung:
Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise:

• Sie erhalten von uns – einige Tage nach Ihrem Ausweis – einen Transport-PIN-Brief, der die beiden Transport-PINs für die Aktivierung Ihres eHBA sowie einen Freischaltungcode enthält.
• Die PIN-Änderung im Primärsystem wird durch Ihren Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter betreut; er stellt Ihnen die Software dafür zur Verfügung. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe der PINs kann Ihnen nur Ihr Anbieter Auskunft geben. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur Aktivierung des eHBA daher direkt an Ihren Anbieter.

Die Inbetriebnahme Ihres eHBA gliedert sich in 2 Schritte. Wir empfehlen Ihnen, in folgender Reihenfolge vorzugehen:

• Aktivierung Ihres eHBA, d. h. Änderung der beiden Transport-PINs, die Sie von uns erhalten, in persönliche PINs
• Freischaltung Ihres eHBA im medisign Kundenportal

Nähere Informationen bietet die Anleitung:
Inbetriebnahme eHBA G2: PIN-Änderung und Freischaltung >

Wichtige Hinweise:

• Um den eHBA in Ihrem Primärsystem aktivieren und nutzen zu können, muss Ihr Konnektor als Grundvoraussetzung über das eHealth-Update für die medizinischen TI-Anwendungen (PTV3) verfügen.
• Sie erhalten von uns – einige Tage nach Ihrem Ausweis – einen Transport-PIN-Brief, der die beiden Transport-PINs für die Aktivierung Ihres eHBA sowie einen Freischaltungscode enthält.
• Achtung: Die PIN-Änderung im Primärsystem wird durch Ihren Praxis-/Apothekensoftware-Anbieter betreut; er stellt Ihnen die Software dafür zur Verfügung. Zur Vorgehensweise und Reihenfolge der Eingabe der PINs kann Ihnen nur Ihr Anbieter Auskunft geben. Hier kann medisign verständlicherweise keinen Support leisten. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen zur Aktivierung des eHBA  daher direkt an Ihren Anbieter.

Alternative für die Aktivierung:

Sie können die Transport-PINs auch mit dem DGN PINtool ändern. Dazu benötigen Sie allerdings einen Kartenleser, der per USB direkt an Ihrem Rechner angeschlossen ist (außerhalb der Telematikinfrastruktur).
Hier finden Sie eine Anleitung für diese Alternativ-Methode:
eHBA G2: PIN-Änderung mit dem DGN PINtool >

Falls einer der beiden folgenden Fälle bei Ihnen zutrifft, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Sie haben Ihren Transport-PIN-Brief, den wir ja mit zeitlichem Versatz zu Ihrem eHBA an Ihre Meldeadresse versenden, nicht erhalten.
• Sie haben Ihren eHBA und den zugehörigen Transport-PIN-Brief zwar erhalten, bislang jedoch noch nicht in Betrieb genommen. Nun ist der Transport-PIN-Brief unauffindbar.

Sofern Sie Ihren eHBA noch nicht freigeschaltet haben, können wir Ihnen den zugehörigen Transport-PIN-Brief erneut per Einschreiben/Einwurf zusenden.

Bitte melden Sie sich bei uns unter Angabe Ihrer Kunden-/Antragsnummer. Nutzen Sie hierzu bitte das Kontaktformular unter:

https://www.medisign.de/support/kundencenter/medisign-kunden/

Hinweis: Mit der Freischaltung werden die Zertifikate Ihres eHBA im Statusdienst veröffentlicht. Eine Reproduktion und erneute Zusendung des Transport-PIN-Briefs ist dann nicht mehr möglich.

Das persönliche Freischaltkennwort, das Sie im eHBA-Antrag selbst vergeben hatten, ist für die Inbetriebnahme Ihres Ausweises unabdingbar. Leider ist es nicht reproduzierbar. Das bedeutet, dass Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Wichtige Hinweise:

• Falls Sie sich das Freischaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Freischaltkennworts später in Ihrer Antragskopie wieder.
• Sie haben bei der Antragstellung die Möglichkeit, als Erinnerungshilfe einen Hinweis für das Freischaltkennwort festzulegen, den Sie später (im Rahmen der Freischaltung) per Mail abrufen können.
• Das Freischaltkennwort, das Sie festgelegt hatten, muss gemäß Vorgabe aus einem einzelnen Wort bestehen und mindestens 8 Zeichen lang sein.
• Sie haben bei der Freischaltung Ihres Ausweises im Kundenportal 5 Versuche, sich an Ihr Freischaltkennwort zu erinnern und es korrekt einzugeben.

Sollten Sie sich trotzdem nicht an Ihr selbst gewähltes Freischaltkennwort erinnern können, muss eine neue kostenpflichtige Karte beantragt und produziert werden (s. hierzu auch die FAQ: „Was ist eine Austauschkarte und wie bestelle ich diese?“)

Das persönliche Sperrkennwort, das Sie im eHBA-Antrag vergeben hatten, ist leider nicht reproduzierbar. Das bedeutet, dass Sie es nicht durch eine „Passwort-vergessen-Funktion“ wiederherstellen bzw. erneuern können.

Falls Sie sich das Sperrschaltkennwort nicht notiert bzw. es vergessen haben, finden Sie als Merkhilfe das erste und das letzte Zeichen Ihres Kennworts in Ihrer Antragskopie wieder.

Wenn Sie Ihr Sperrkennwort aber auch trotz dieser Merkhilfe nicht mehr wissen und Sie Ihren eHBA sperren möchten, bleiben Ihnen folgende Optionen:

• Sie nutzen bei der Sperrhotline die Option „Sperrfrage„: Sofern Sie im Antrag eine Sperrfrage eingegeben hatten, kann der Callcenter-Agent diese anstelle des Sperrkennworts erfragen.
• Sie führen eine schriftliche Sperrung durch.
• Wichtige Hinweise:
• Wenn Sie Ihren Ausweis sperren möchten, denken Sie bitte auch daran, den Vertrag für Ihren eHBA schriftlich bei uns zu kündigen.
• Mehr erfahren: „Kartensperrung von medisign eHBA und SMC-B >“

Bitte unternehmen Sie zunächst keine weiteren Eingaben, bevor Sie sich über die Ursache der Fehlversuche im Klaren geworden sind.

Falscheingabe der Transport-PINs:

• Im Transport-PIN-Brief von medisign werden die beiden PINs mit folgender Bezeichnung angegeben: Signatur-Transport-PIN (PIN. QES) und Karten-Transport-PIN (PIN. CH).
• Das Ändern der Transport-PINs in persönliche PINs wird i. d. R. über das Softwaresystem initialisiert; die PIN-Eingabe erfolgt dann direkt über das Kartenlesegerät.
• Achtung: Die Reihenfolge der Transport-PIN-Eingabe variiert systemabhängig. Zur Vorgehensweise kann Ihnen nur Ihr Softwareanbieter Auskunft geben!
• Für die Änderung der beiden Transport-PINs haben Sie jeweils nur 3 Versuche. Nach dreimaliger Falscheingabe der Transport-PINs ist Ihre Karte unwiederbringlich gesperrt.
• Jetzt bleibt nur noch die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren eine Austauschkarte zu beantragen. Mehr erfahren: „PIN-Aktivierung: Falscheingabe führt zu Sperrung des eHBA“ >

Falscheingabe der persönlichen PINs:

• Nachdem Sie Ihre Transport-PINs erfolgreich geändert und damit Ihren eHBA aktiviert haben, können Sie Ihre persönliche Karten-PIN nach dreimaliger Falscheingabe durch die Eingabe eines PUK (Personal Unblocking Key), den Sie ebenfalls im Transport-PIN-Brief finden, neu setzen.
• Die persönliche Signatur-PIN kann durch den PUK entsperrt, jedoch nicht neu gesetzt werden.
• Der PUK kann insgesamt nur zehnmal genutzt werden; die dreimalige Falscheingabe des PUK führt dazu, dass dieser unbrauchbar wird. Dann bleibt nur noch die Möglichkeit, eine Austausch- bzw. Ersatzkarte zu beantragen.

Nein, eine Sperrung Ihres eHBA stellt keine Kündigung des jeweiligen Kartenvertrags dar. Dasselbe gilt für die SMC-B.

Ob die Kartensperrung aufgrund der mehrfachen Falscheingabe eines Kennworts bzw. einer PIN oder nach Verlust der Karte erfolgte: medisign benötigt eine schriftliche Vertragskündigung, sofern keine Austausch- bzw. Ersatzkarte über das Kundenportal beantragt wird.

Hinweis: Bei einer Kartensperrung wird Ihr eHBA bzw. Ihre SMC-B unwiderruflich zerstört und kann nicht wieder entsperrt werden.

Um zu erfahren, wie Sie bei Verlust oder Diebstahl Ihres elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) vorgehen, folgen Sie bitte dem Link:

„So sperren Sie Ihre Karte bei Verlust oder Beschädigung“ >

Näheres zur Kartensperrung erfahren Sie in der folgenden Anleitung:

„Kartensperrung von medisign eHBA und SMC-B“ >

Hinweis: Zur Kartensperrung kommt es auch durch die mehrfache Falscheingabe von PINs, etwa bei der Inbetriebnahme des eHBA. Mehr erfahren: „PIN-Aktivierung: Falscheingabe führt zu Sperrung des eHBA“ >

Setzen Sie sich bitte mit unserem Kundencenter in Verbindung.

Um potenziellen Missbrauch Ihrer Signaturkarte zu vermeiden, sollten Sie diese möglichst umgehend sperren lassen. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Wir empfehlen die telefonische Sperrung, da hier zwischen Sperrwunsch und technischer Durchführung die geringste Verzögerung entsteht. Alle Details zur Durchführung einer Sperrung finden Sie hier.

Wichtig! Die Sperrung einer Signaturkarte kann nicht rückgängig gemacht werden! Um weiter mit Ihren Signaturkarten-Anwendungen arbeiten zu können, müssen Sie deshalb nach Sperrung eine Ersatzkarte beantragen, welche u. U. mit zusätzlichen Kosten für Sie verbunden ist. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit unserem Kundencenter auf.

Sie erhalten bei medisign standardmäßig eine Rechnung per E-Mail. Gemäß Vorgabe wird grundsätzlich diejenige Rechnungsanschrift eingetragen, die Sie bei der eHBA-Antragstellung unter dem Punkt „Konto & Zahlung“ ausgewählt hatten (z. B. Meldeadresse oder eine alternative Rechnungsadresse, z. B. die Ihrer Praxis).

Wünschen Sie nach Abschluss der Antragstellung doch eine andere Rechnungsanschrift, nutzen Sie bitte den folgenden Link (Login mit dem vorhandenen Zugangsdaten aus dem Antragsportal):

www.medisign.de/portal >

Im Kundenportal haben Sie die Möglichkeit, Ihre Stammdaten selbst anzupassen, so dass künftige Rechnungen die gewünschte Adresse tragen. Zudem können Sie dort Ihre Rechnungen jederzeit einsehen und Ihre Bankverbindung/Zahlart verwalten.

Bitte beachten Sie, dass die Änderungen erst beim nächsten Rechnungslauf greifen.

Sie können uns bereits bei der Antragstellung Ihrer Karte ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Im Nachhinein können Sie dies im medisign Kundenportal erledigen.

Nähere Informationen erhalten Sie hier: „SEPA-Lastschrift: Rechnungen bequem abbuchen lassen“ >

Ein Aussetzen der eHBA-Gebühren oder ein Sonderkündigungsrecht aufgrund von Nicht-Nutzung (z. B. aufgrund von Fristverschiebungen bei den TI-Anwendungen oder Elternzeit) sind bei uns nicht vorgesehen.

Auf der Grundlage des zwischen uns geschlossenen Kartenvertrags stellen wir Ihnen die Zertifikatsdienste Ihres eHBA für die gesamte Vertragslaufzeit zur Verfügung. Bei den Gebühren für den eHBA handelt es sich nicht um ein Nutzungsentgelt, sondern um ein Bereitstellungsentgelt.

Als Vertrauensdiensteanbieter (VDA) produziert medisign im Auftrag der verschiedenen Kartenherausgeber (Heilberufskammern) die Ausweise, hat jedoch keinerlei Einfluss auf die Ausgestaltung von Anwendungen oder Fristen des Gesetzgebers. Inwieweit Sie Ihren elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) in Ihrem beruflichen Alltag einsetzen, liegt also außerhalb unseres Einflussbereichs.

Bitte beachten Sie, dass die eHBA-Betriebskosten durch die jeweiligen Vereinbarungen der Kartenherausgeber mit dem GKV-Spitzenverband finanziell gefördert werden. Für detaillierte Auskünfte erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Kammer.

Mehr erfahren:

• medisign Beitrag: „TI-Förderung: Pauschalen für den Heilberufsausweis (eHBA)“ >
• medisign Beitrag: „Startklar für die Telematikinfrastruktur“ >

Alternativ käme eine Vertragskündigung zum nächstmöglichen Termin in Frage. Nähere Informationen zur Kündigung entnehmen Sie bitte unseren AGB (Absatz 13) >.

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt derzeit 24 Monate. Der Vertrag verlängert sich jeweils um einen Zeitraum von 12 Monaten, wenn er nicht mit einer Frist von sechs Wochen zum Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt wird.

Ein Sonderkündigungsrecht bei Praxisschließung/Berufsaufgabe sowie eine anteilige Erstattung von Gebühren bei Kündigung sind gemäß unseren AGB nicht vorgesehen.

Für Inhaber der eApothekerausweises gelten die Regelungen aus dem „Vertrag über die Erstellung von Heilberufsausweisen“, der den Antragskopien beiliegt.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte unseren AGB (Absatz 13).

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Bitte senden Sie diese unter Angabe Ihrer Kundennummer an:

medisign GmbH
Richard-Oskar-Mattern-Str. 6
40547 Düsseldorf

Fax: 0211 77008-165

Nähere Informationen, z. B. auch zu den Kündigungsfristen, entnehmen Sie bitte unseren AGB (Absatz 13).

Die Zertifikate auf Ihrem Heilberufausweis bzw. Ihrer Signaturkarte haben aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine begrenzte Lebensdauer (technische Laufzeit).

Um Ihre Signaturkarten-Anwendungen über diesen Zeitraum hinaus nutzen zu können, müssen Sie sich nach dem Ende der technischen Laufzeit Ihres eHBA eine Folgekarte ausstellen lassen.

Ab drei Monate vor dem Ende der technischen Laufzeit Ihres eHBA können Sie eine Folgekarte beantragen.

Wir informieren Sie rechtzeitig per Mail. Zudem kontaktieren einige Kammern ihre Mitglieder.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Karten“ bei der betreffenden Karte auf den Button „Folgekarte“.
• Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet; die Antragsdaten, die von der Erstkarte übernommen wurden, können Sie bei Bedarf ändern.
• Sie werden gebeten, ein neues Freischalt- und Sperrkennwort zu vergeben.
• Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
• Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Wenn Sie Ihren eHBA nicht in Betrieb nehmen können, haben Sie die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren einen neuen Ausweis zu beantragen. Diese so genannte Austauschkarte ist innerhalb der ersten sechs Monate nach Produktion der Erstkarte bestellbar.

Voraussetzungen:

• Die Daten der Antragstellung bleiben unverändert, d. h. werden vor der Erstkarte übernommen.
• Die Erstkarte wird nach Ausstellung der Austauschkarte gesperrt.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Karten“ bei der betreffenden Karte auf den Button „Austauschkarte“. Sie geben damit Ihr Einverständnis, dass die auszutauschende Karte gesperrt wird.
• Alternativ können Sie den Button „Neue Karte beantragen“ nutzen, der oben rechts im Portal angezeigt wird. Bitte wählen Sie hier die Option „Ich benötige eine Austauschkarte“.
• Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet; die Antragsdaten können Sie nicht ändern.
• Sie können lediglich das Freischalt- und das Sperrkennwort sowie die Zahlungsweise/Bankverbindung ändern.
• Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
• Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Hinweise:

• Nach Ablauf der sechs Monate müssen Sie im Fall von Verlust oder Diebstahl Ihres eHBA eine Ersatzkarte beantragen.
• Die Austauschkarte wird gemäß Preisblatt berechnet; zudem fällt eine Tauschgebühr an. Mit dem abgeschlossenen Austauschkartenantrag werden der Vertrag und die zweijährige Mindestvertragslaufzeit der Erstkarte beendet. Nicht genutzte Monate des bereits bezahlten Vertragsjahres der Erstkarte werden dabei anteilig zurückerstattet.

Eine Ersatzkarte ersetzt einen bestehenden eHBA, der z. B. kaputt gegangen ist oder gestohlen wurde. Sie haben damit die Möglichkeit, in einem beschleunigten Verfahren einen neuen Ausweis zu beantragen, wenn die Voraussetzungen für eine Austauschkarte nicht mehr gegeben sind.

Voraussetzungen:

• Eine Ersatzkarte kann nur dann bestellt werden, wenn die zu ersetzende Karte gesperrt wurde.
• Ohne Sperrung ist kein Ersatz möglich. So ist sichergestellt, dass Ihnen die Erstkarte nicht länger in Rechnung gestellt wird.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Karten“ bei der betreffenden gesperrten Karte auf den blauen Button „Ersatzkarte“.
• Alternativ können Sie den Button „Neue Karte beantragen“ nutzen, der oben rechts im Portal angezeigt wird. Bitte wählen Sie hier die Option „Ich benötige eine Ersatzkarte“.
• Sie werden zu einem vorbefüllten Kartenantrag geleitet; die Antragsdaten, die von der Erstkarte übernommen wurden, können Sie auf Wunsch ändern.
• Sie werden gebeten, ein neues Freischalt- und Sperrkennwort zu vergeben.
• Bitte senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
• Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine erneute Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Hinweis:

• Die Ersatzkarte wird gemäß Preisblatt berechnet; zudem fällt eine Tauschgebühr an. Mit dem abgeschlossenen Ersatzkartenantrag werden der Vertrag und die zweijährige Mindestvertragslaufzeit der Erstkarte beendet. Nicht genutzte Monate des bereits bezahlten Vertragsjahres der Erstkarte werden dabei anteilig zurückerstattet.

Falls Sie einen weiteren eHBA benötigen, können Sie diesen im medisign Kunden- und Antragsportal bestellen und dabei die bereits erfassten Antragsdaten einer vorhandenen Karte zugrunde zu legen.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie im medisign Kunden- und Antragsportal unter dem Reiter „Anträge und Bestellungen“ bei dem betreffenden Antrag auf den blauen Button „Zusatzkarte“.
• Sie werden zu einem Kartenantrag geleitet, der mit den Daten des ausgewählten Kartenantrags vorbefüllt ist.
• Alle Antragsdaten können Sie ändern.
• Bitte geben Sie ein neues Freischalt- und das Sperrkennwort ein.
• Senden Sie uns die ausgedruckten und unterschriebenen Antragsunterlagen bitte als normale Briefsendung zu. Das Adressblatt finden Sie in den ausgedruckten Unterlagen.
• Denken Sie bitte auch daran, dass innerhalb von zwei Wochen nach eHBA-Antragstellung im medisign Portal eine Identifizierung erforderlich ist. Der POSTIDENT-Coupon, den Sie mit Ihren Antragsunterlagen ausgedruckt hatten, verliert sonst seine Gültigkeit.

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist eine personengebundene qualifizierte Signaturkarte für Heilberufsangehörige, d. h. Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Psychotherapeut:innen, Apotheker:innen, Pfleger:innen sowie Angehörige weiterer Gesundheitsberufe. Er weist die Träger:innen als Angehörige der jeweiligen Berufsgruppe aus.

Je nach Berufsgruppe spricht man auch vom eArztausweis, eZahnarztausweis, ePsychotherapeutenausweis oder eApothekerausweis. Der Begriff eHBA wird hier jeweils synonym verwendet.

Mit dem eHBA lässt sich eine rechtssichere elektronische Unterschrift erstellen, die so genannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Zudem können sich Träger:innen mit ihrem eHBA verbindlich identifizieren – zum Beispiel an Webportalen oder für Anwendungen – und Dokumente für den Transportweg sicher ver- bzw. entschlüsseln.

Ja, denn der eHBA ist ein zentraler Baustein der Telematikinfrastruktur (TI). Er wird für die verschiedenen Fachanwendungen benötigt, z. B. um digitale AU-Bescheinigungen oder eRezepte qualifiziert zu signieren, d. h. rechtsgültig elektronisch zu unterzeichnen.

Einige der TI-Anwendungen sind in Praxen und weiteren Gesundheitseinrichtungen verpflichtend einzusetzen und Voraussetzung für den Erhalt der TI-Pauschalen.
Mehr erfahren >

Informationen zu den Anwendungsfeldern des eHBA für die verschiedenen Berufsgruppen finden Sie hier:
www.medisign.de/loesungen >

Der eHBA für Ärzt:innen ist auch ein Sichtausweis nach Landesheilberufsgesetz, aber er enthält zusätzlich digitale Funktionen (s. auch Frage „Was bringt mir der eArztausweis?“)

Auch für den eHBA für Zahnärzt:innen gilt: Als personenbezogener Sichtausweis weist er Inhaber:innen als Angehörige ihrer Berufsgruppe  aus.

Anders als die eHBA für die verkammerten Heilberufe verfügt der eHBA für Gesundheitsberufe (z. B. für Pflegekräfte oder Hebammen), den das eGBR herausgibt, über kein Lichtbild auf dem Ausweis.

Der eHBA dient Heilberufsangehörigen als sichere Zutrittskarte zu den Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) und ermöglicht ihnen den Zugriff auf die elektronische Gesundheitskarte (eGK) der Patient:innen – deren Einverständnis natürlich vorausgesetzt. Mit dem eHBA können Sie z. B. Anwendungen wie die eAU, das eRezept, das Notfalldatenmanagement und die ePatientenakte nutzen.

Einige der TI-Anwendungen sind in den Praxen und anderen Gesundheitseinrichtungen verpflichtend einzusetzen und Voraussetzung für den Erhalt der TI-Pauschalen.
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Wie der frühere Ausweis auf Papier dient der eHBA als Sichtausweis und verfügt zudem über die folgenden digitalen Funktionen:

• Sie können sich mit dem Ausweis verbindlich identifizieren – z. B. für die sichere Anmeldung an Abrechnungsportalen Ihrer K(Z)V.
• Sie können mit dem eHBA rechtsverbindliche elektronische Unterschriften (so genannte qualifizierte Signaturen) erzeugen. In Verbindung mit einem eHealth-Konnnektor lassen bis zu 250 Dokumente zeitsparend mit einer einzigen PIN-Eingabe signieren – entweder auf einen Schlag (Stapelsignatur) oder über den Arbeitstag verteilt (Komfortsignatur, mögl. mit Konnektor-Update PTV4+).
• Sie können Dokumente für den Transportweg sicher verschlüsseln.

Der eHBA soll zu einer Bürokratieentlastung führen: Digitale Dokumente rechtsverbindlich signieren und sicher austauschen – das optimiert administrative Abläufe, spart Zeit, Geld und Papier.

Erfahren Sie mehr über die Nutzungsmöglichkeiten des Ausweises:

• www.medisign.de/loesungen
• bei den Kartenherausgeber-Organisationen (Ihre Kammer bzw. das elektronische Gesundheitsberuferegister, kurz eGBR)

Das kommt im Wesentlichen auf Ihre Berufsgruppe an:

• Für Ärzt:innen: elektronischer Arztausweis (eArztausweis)
• Für Zahnärzt:innen: elektronischer Zahnarztausweis (eZahnarztausweis)
• Für Psychotherapeut:innen: elektronischer Psychotherapeutenausweis (ePsychotherapeutenausweis)
• Für Apotheker:innen: elektronischer Apothekerausweis (eApothekerausweis)
• Für Pflegekräfte, Physiotherapeut:innen, Hebammen und weitere Gesundheitsberufe ohne eigene Kammer: eHBA für Gesundheitsberufe (Herausgeber ist das elektronische Gesundheitsberuferegister, kurz eGBR)

Die Begriffe elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) und elektronischer Arztausweis werden häufig synonym verwendet. Wir sehen eHBA als die allgemeinere, für alle Heilberufsgruppen gültige Bezeichnung.

Um nach Zielgruppen zu differenzieren, sprechen wir auch vom eArztausweis, eZahnarztausweis, ePsychotherapeutenausweis, eApothekerausweis und eHBA für Gesundheitsberufe (eGBR). Bei allen Ausweisarten handelt es sich um eHBA.

Nähere Infos:

• elektronische Heilberufsausweise von medisign
• www.ehba.de

Die Preise für den medisign eHBA finden Sie im medisign-Preisblatt.

Die Preisangaben verstehen sich inkl. der gesetzlichen MwSt.

Die bei der Anbindung an die Telematikinfrastruktur entstehenden Kosten (technische Erstausstattung und laufende Betriebskosten) bekommen Praxen, Apotheken und weitere Gesundheitseinrichtungen in Form von monatlichen TI-Pauschalen erstattet.

Nähere Informationen zu den eHBA-Pauschalen >

Mit dem eHBA der zweiten Generation (G2) können Heilberufsangehörige die medizinischen Fachanwendungen der Telematikinfrastruktur (TI) nutzen, z. B. die eAU den eArztbrief oder das eRezept.

Weitere Informationen zu den Anwendungsbereichen des eHBA für die verschiedenen Heilberufsgruppen finden Sie in der Rubrik „Lösungen“ >

Nähere Informationen zu dieser Pflichtanwendung finden Sie hier: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) >

Nähere Informationen zu dieser Anwendung, die im Januar 2024 verpflichtend eingeführt wurde, finden Sie hier:
Elektronisches Rezept (eRezept) >

Sie benötigen den eHBA zum einen, um in der Telematikinfrastruktur (TI) gegenüber Ihren Kommunikationspartnern zweifelsfrei Ihre Identität nachzuweisen. Zum anderen können Sie mit Ihrem Ausweis eine rechtssichere elektronische Unterschrift erzeugen: die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Mehr erfahren: „Elektronischer Arztbrief“ >

Mehr erfahren: Elektronischer Arztbrief >

Bitte wenden Sie sich in punkto Förderung an Ihre Kassenärztliche Vereinigung.

Mehr erfahren: Elektronischer Arztbrief >